Como escrever um e-mail de forma profissional

Escrever um e-mail não é uma tarefa tão simples. As mensagens escritas e enviadas através da ferramenta podem ser um importante documento para uma pessoa ou empresa. Por isso, é preciso estar atento ao desenvolver um e-mail.

Confira agora 5 dicas para escrever ótimos e-mails

Existem algumas obrigações básicas para se cumprir ao enviar um e-mail profissional. Vamos começar pelo assunto do e-mail.

1- Por quê o “assunto” é tão importante?

Pode parecer o menor dos problemas. Mas o assunto é umas das informações mais importantes dentro da caixa de entrada. É através dele que o seu destinatário será direcionado para a mensagem que você deseja entregar, ou seja, o assunto do e-mail é a principal porta para atrair o seu contato e fazê-lo abrir o e-mail.
É fundamental escrever um assunto relevante, que deixe claro qual é a informação enviada e qual o objetivo da mensagem. Para isso, analise bem o conteúdo do e-mail que está escrevendo e pense como o seu contato receberá o que está escrito.

2- Qual a relevância do conteúdo do seu e-mail?

Falando em conteúdo, é óbvio que este é a principal preocupação de um e-mail. Mas existem detalhes que podem passar despercebidos. É por isso que ao escrever um e-mail você precisa estar conectado 100% com esta tarefa somente. Quando abrimos várias abas no navegador e fazemos nosso trabalho aos poucos, misturando uma informação com a outra, podemos estar arriscando totalmente a qualidade individual de cada atribuição. Aconselhamos que você escreva seus e-mails sem pressa, com atenção e dedicação, assim, será difícil enviar mensagens erradas, incompletas e irrelevantes. Pense no conteúdo ao todo e verifique se os dados, referências, indicações ou avisos fazem sentido. Veja, também, se o material anexado é o certo, e se está completo, podem haver erros ao anexar um modelo de documento.

3- Como vai o seu português? Cuidado com o erros ortográficos

Como já falamos anteriormente, é preciso estar muito atento ao escrever um e-mail profissional, e isso também afetará a ortografia da mensagem escrita. Erros de português em um e-mail comum já são comprometedores em várias situações, no quesito profissional a preocupação é dobrada, afinal, quem é irá dar valor a uma empresa ou marca que envie mensagens “atropelando” a própria língua?
A nossa dica é ter calma e sempre pesquisar sobre o conteúdo antes de enviá-lo. Faça consultas e procure mais informações sobre as frases, palavras ou acentos que despertaram dúvidas. Dessa forma, você estará livre de alguns errinhos muito comuns, feios mas fáceis de resolver, basta ter mais atenção.

4- Usar uma linguagem formal em um e-mail profissional, para quê tanta frescura?

Pode parecer bobagem usar de tanta formalidade ao enviar um simples e-mail sobre uma reunião mas, acredite, toda frescura é lucro. Já falamos muito sobre dar importância para o conteúdo do e-mail, analisar e revisar. Outra questão que pode ser óbvia para você, mas não deixa de ser um problema usual dentro de uma conta profissional, é o nível de formalidade que se deve usar ao escrever mensagens.
Saiba que a aceitação das empresas para um e-mail que esteja padronizado e formal é muito maior. Todo profissional deve prezar pelo respeito e seriedade ao tratar com os assuntos de uma empresa, é por isso que um e-mail escrito com fineza e sobriedade terá um valor superior.

5- Faça os seus contatos se sentirem importantes

Para fechar com chave de ouro, é preciso falar ainda mais sobre a importância dada ao seu remetente. A dica é lembrar sempre da cordialidade. Use palavras que dão valor ao seu contato e crie uma proximidade amigável entre vocês. Passe confiabilidade com a sua mensagem.

Pronto! Você está praticamente mestre na arte de enviar e-mails profissionais

Com estas dicas o seu conteúdo será aceito facilmente e, consequentemente, seus projetos serão concluídos com mais facilidade.

Esperamos que você tenha entendido como escrever um e-mail de forma profissional. Continue acompanhando o Blog Sierti para estar sempre informado sobre as principais informações da Rede.