O teletrabalho (home office) e o novo coronavírus no Brasil

O teletrabalho (home office) e o novo coronavírus no Brasil 2

Veja como reduzir as chances de contrair o COVID-19 (novo coronavírus) se adaptando ao teletrabalho. Sem perder a produtividade, o home office pode ser um poderoso aliado da sua empresa em 2020.


Não é mais segredo que o novo coronavírus está preocupando a população e afetando negócios mundo a fora.

No Brasil, o COVID-19, também conhecido como novo coronavírus, já está se enunciando como uma ameaça capaz não apenas de colocar vidas em risco, mas também de afetar uma cadeia produtiva completa. A economia que luta para se recuperar, sofre mais um duro golpe em 2020.

Porém, mesmo diante das desgraças impostas por esta pandemia, o home office pode ser uma solução eficaz para resolver, no mínimo, dois desafios:

  1. reduzir as chances de infecção das pessoas;
  2. manter o equilíbrio do atendimento perante os clientes.

 

Considerações

A SIERTI é um provedor de serviços gerenciados em nuvem (MSP), por isso, dará enfoque nas soluções online para apresentar alternativas viáveis e seguras para manter o atendimento ao cliente e o relacionamento com os fornecedores, mesmo através da distância física do escritório da empresa.

Afinal de contas, e-mails não deixarão de trafegar na Internet, e as lojas virtuais não deixarão de tentar vender seus produtos e serviços online.

Por isso é importante considerar o iminente cenário de isolamento das pessoas em suas casas, e reverter um poucos dos prejuízos aproveitando os benefícios dos serviços online para a sua empresa.

O ambiente

Quando falamos de trabalhar em casa, muitos imaginam que pouca ou nenhuma adaptação será necessária. Isso é um engano!

O home office traz consigo alguns desafios, e o principal deles, na minha opinião, é o ambiente que escolhemos para estruturar o perímetro onde o teletrabalho acontecerá.

Diversos pontos da casa podem comprometer a nossa concentração, por isso é importante – sempre que possível – identificar o cômodo mais adequado.

A produtividade e a qualidade podem ser severamente comprometidas se, por exemplo, a janela do cômodo estiver promovendo a poluição sonora, ou ainda, se a área for literalmente o local de passagem para acesso comum dos demais residentes.

Este ambiente do home office também precisa ter todos os recursos necessários para a execução do trabalho à distância, como por exemplo:

 

  • pontos de tomadas elétricas;
  • ponto de acesso à Internet cabeada;
  • intensidade adequada do sinal Wi-Fi;
  • mesa com espaço para o apoio dos dispositivos;
  • cadeira com um mínimo de conforto.

 

Obviamente, outros elementos podem se tornar indispensáveis de acordo com a atividade a ser exercida.

Desenvolvedores web não abrirão mão de um espaço para as xícaras de café, os vendedores precisarão de um ponto telefônico e bloco de anotações com canetas, e os analistas de atendimento se preocuparão – talvez – com a climatização.

 

Os recursos físicos

 

Depois de resolvida a questão do ambiente do home office, precisaremos listar todos os recursos físicos (hardwares) necessários para executar as atividades à distância.

Em algumas empresas, o departamento de TI se encarregará de promover o checklist para que você não se esqueça de nada que possa comprometer seu trabalho em casa, entregando os equipamentos em sua residência.

Mas, talvez, a maioria das empresas simplesmente esteja a considerar que você tem todo o recurso próprio para desempenhar o teletrabalho, então, vou generalizar a listagem básica para te dar um norte diante deste cenário.

  • Computador, notebook ou tablet;
  • Monitor (ou monitores);
  • Cabos de alimentação e/ou carregadores;
  • Plug adaptador de tomada (seja precavido);
  • Filtro de linha ou nobreak;
  • Teclado, mouse e mousepad;
  • Hub USB 2.0/3.0 (de acordo com a quantidade de Gadgets);
  • Telefone móvel (smartphone);
  • Headset com microfone
  • Tokens (dispositivos OTP, chave eletrônica);
  • Aparelho de telefone sem fio;
  • Impressora e aparelho de fax.

Observem que eu risquei dois dos itens acima, e isso foi proposital. Trataremos de mencioná-los no bloco Telefonia, logo a seguir.

Acredito que, para a maioria de nós, estes hardwares serão mais que suficiente para termos condições de trabalhar do conforto de nossos lares.

 

Os recursos lógicos

 

Quando falo de recursos lógicos, a coisa fica mais simples (#ounão). Trata-se dos acessos aos sistemas da empresa.

O checklist para este cenário de acessos lógicos precisa ser cuidadosamente elaborado pelo departamento de TI de sua empresa. Mas, novamente, irei dar um apoio para alguns itens essenciais.

Sua empresa já está utilizando um software de gerenciamento de senhas em nuvem e o processo ficará mais simples, porém, se ela ainda não adotou esta filosofia para gerenciar senhas, o assessoramento SIERTI é uma medida essencial! 😉

Vamos à lista de acessos.

  • E-mails corporativos (Webmail);
  • Intranet e ferramentas de colaboração;
  • Comunicadores ( Microsoft Teams, Telegram, WhatsApp, etc);
  • ERP (sistema de gestão empresarial);
  • CRM (sistema de relacionamento com o cliente);
  • HelpDesk (sistema de atendimento ao cliente);
  • Sistemas dos fornecedores.
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Instalação dos softwares nos seus dispositivos é algo essencial, mas resolvi deixar uma frase só para este item.

Tome nota de tudo que você julgar necessário afim de evitar contratempos. A última coisa que você irá desejar é ter que se deslocar até o escritório para conseguir uma informação ou um acesso específico.

Não deixe, também, de ter o contato direto do responsável por gerenciar e viabilizar este acesso remoto. Um contato rápido poderá salvar um negócio importante, ou ainda, manter a satisfação do cliente.

A Telefonia

Quero destacar a comunicação fonada entre a empresa e seus clientes, quando nós estamos trabalhando em home office.

No bloco “recursos físicos” eu risquei dois itens por causa de sua incompatibilidade com o modelo de negócio preparado para funcionar em nuvem.

Sobre o aparelho de telefone, possivelmente a sua empresa já está utilizando a telefone VoIP para receber as ligações dos clientes e fornecedores, bem como para originar chamadas.

O aparelho telefônico convencional somente será útil se você estiver utilizando um adaptador ATA (que converte o canal VoIP em um canal analógico).

A telefonia convencional ainda tem forte presença em algumas empresas, porém, ela é limitante. Os benefícios da computação em nuvem chegaram na comunicação telefônica empresarial a muito tempo, porém, alguns ainda não exploram todo o potencial desta poderosa solução.

Empresas preparadas para a mobilidade utilizam intensamente a comunicação através de ramais virtuais, que é gerenciada por um PABX Virtual capaz de integrar a comunicação sem limites geográficos.

A ligação pode ser recepcionada no escritório de Belo Horizonte e transferida para um funcionário em São Paulo, por exemplo. Tudo isso mantendo o cliente em linha, sem atrasos e sem prejuízo na comunicação.

Os números telefônicos (DIDs) são providos por operadoras VoIP, compatíveis com o protocolo SIP, o que torna a numeração livre dos limites físicos.

Isso quer dizer que a sua empresa pode estar com grande parte dos funcionários em home office, atendendo ao “número fixo” através de ramais virtuais, de qualquer lugar, e com ótima qualidade de áudio. O cliente sequer perceberá que os números não estão limitados ao escritório físico.

Para o empresário, a telefonia VoIP agrega diversos benefícios, como por exemplo, a gravação de todas as ligações. É como eu disse: um sistema de telefonia VoIP com ramais em nuvem é uma solução pra lá de atraente.

Impressora e Fax

Numa era dominada pelo e-mail como principal ferramenta de troca de mensagens empresariais, e de maneira confiável e segura, pode não ser uma boa ideia depender de uma impressora ou de um aparelho de fax.

Mesmo assim, diante da necessidade da utilização destes dispositivos, o envio de FAX também pode se dar através de soluções em nuvem.

Talvez você esteja utilizando impressão em papel para atender algum tipo de conformidade e neste cenário não há como se esquivar.

Empresas preparadas para operar em nuvem já se acostumaram a digitalizar arquivos em detrimento da impressão no papel, da mesma forma substituíram o telefax por troca de mensagens via e-mail profissional.

Perceba que, independente da adoção do home office como estratégia temporária ou definitiva, estar em sintonia com as soluções em nuvem pode ser uma questão de diferenciação entre você e seus concorrentes.

Resumo tecnológico

Para finalizar esta postagem deixarei evidenciadas as tecnologias que a empresa pode adotar para estar preparada não apenas para passar pelos efeitos do novo coronavírus, mas também, para promover a inovação na comunicação empresarial.

  • Registre seu domínio na Internet;
  • Crie o e-mail profissional;
  • Usufrua de um anti spam em nuvem poderoso;
  • Adote a telefone VoIP com PABX em nuvem;
  • Tire proveito das ferramentas de colaboração;
  • Utilize uma VPN para acessos em redes não confiáveis.

Todos os recursos de TI citados acima são de fácil acesso para PMEs no Brasil e a SIERTI pode ajudar a sua empresa na escolha das tecnologias de acordo com o seu modelo de negócio e poder de investimento.

Conclusão

Sabemos que estamos passando por período muito delicado no Brasil com o novo coronavírus.

A postagem não é apenas uma estratégia comercial para evidenciar que soluções em nuvem são oportunas principalmente para micro e pequenas empresas.

Queremos expor a oportunidade e o benefício da adaptação, que além de promover redução de custos para as empresas, valorizará o ser humano.

Aqui na SIERTI já estamos operando 100% em home office e estamos preparados para manter o nível de eficiência que nossos clientes já experimentam a mais de 16 anos.